В последние годы цены на бензин и дизель значительно возросли, поэтому компании все чаще стали искать способы экономии при покупке горюче-смазочных материалов. Существует немало решений, которые помогают снизить расход топлива. Однако все они отличаются дороговизной и технической сложностью. Впрочем, можно пойти и по другому пути: не сокращать объем потребления, а уменьшать именно расход денежных средств. Чтобы воспользоваться этим вариантом, достаточно приобрести топливные карты. О том, как они помогают бизнесу экономить, рассказываем в статье.
Оптимизация налогообложения
Цена любого топлива по большей части состоит из акциза и налогов. С первым сделать ничего нельзя, а вот НДС можно вернуть. Право на вычет имеют предприниматели и юридические лица, работающие на ОСН и использующие горючее в коммерческих целях.
За счет НДС можно сэкономить 20 % от изначальной стоимости топлива. Вычет происходит в таком порядке:
- Сбор документов. Необходимо собрать УПД, акты сверки и счета-фактуры на авансы. Если выполнялась заправка по топливной карте, все необходимые первичные документы предоставляет процессинговая компания.
- Составление декларации. С учетом имеющихся документов необходимо заполнить подраздел «Налоговые вычеты», где нужно отразить суммы входящего НДС. Подписанная декларация направляется в инспекцию ФНС.
- Проверка. Инспектор ФНС в ходе камерального контроля анализирует предоставленную информацию и принимает решение о предоставлении вычета. На этом этапе у организации могут быть затребованы первичные учетные документы, подтверждающие приобретение горюче-смазочных материалов и других товаров с НДС.
- Компенсация. Если вычет одобрили, сумма налога к уплате уменьшится.
К сожалению, для организаций и ИП, которые применяют УСН, ПСН или другие режимы, возможность компенсации НДС не предусмотрена. Но те, кто работают по схеме «Доходы минус расходы», могут уменьшить налогооблагаемую базу за счет включения в расчеты трат на топливо.
Предотвращение мошенничества
Даже в тех компаниях, где директор лично общается с водителями, присутствует вероятность краж и злоупотреблений. В крупных организациях потери топлива из-за умышленных действий работников могут доходить до 10 %. Следовательно, чтобы сэкономить эту часть бюджета, необходимо пресечь возможные манипуляции с горюче-смазочными материалами. Проще всего это сделать с помощью топливных карт.
Перейдя на безналичный расчет, компания получает возможность анализировать данные по каждой транзакции. Если в действиях водителя обнаруживаются подозрительные шаги, карту можно заблокировать до выяснения обстоятельств.
Предположим, один сотрудник, работающий на «Газели», ежедневно заправлялся по 30 л. Но в день, предшествующий отпуску, он залил 150 л. В бак его грузовика, очевидно, такой объем не влезет, а маршрут движения не отличался от обычного, поэтому водитель явно использовал канистры. Подобные действия имеют признаки кражи. Следовательно, руководителю стоит заблокировать карту и провести внутреннее расследование.
Совершенствование документооборота
В компаниях, которые покупают бензин и дизель за наличные, бухгалтеры вынуждены тратить много времени на проверку транзакций и заполнение отчетов. Ресурс специалистов в таком случае тратится впустую, ведь от подобной деятельности организация ничего не выигрывает. Так как бухгалтеры работают на почасовом расчете, фирма напрямую теряет средства практически каждый день. Чтобы это предотвратить, можно оформить топливную карту и перевести документооборот в электронный формат.
Используя систему ЭДО, компания сможет снизить нагрузку на штатных бухгалтеров и частично отказаться от услуг внешних специалистов. Уже на этом этапе будет заметна экономия. Освободившиеся бухгалтеры смогут делать меньше ошибок, а их время будет посвящено оптимизации расходов, а не рутине. Поэтому долгосрочный эффект от покупки топливных карт также станет заметен.
Сокращение числа «крюков» на маршрутах
Опытные логисты хорошо знают, насколько сильный негативный эффект оказывают непродуманные маршруты, в составе которых есть «крюки» и «круги». В некоторых случаях без них не удается обойтись. Например, когда нужная станция, с которой заключен договор на поставку топлива, находится в стороне от основной трассы. Или когда АЗС оказалась закрыта по техническим причинам и водителю пришлось искать другую, передвигаясь по незнакомой местности.
Чтобы подобных ситуаций не возникало, стоит пользоваться локатором заправочных станций. Это приложение идет в комплекте с некоторыми мультибрендовыми топливными картами, такими как «Единая» от «МАСТЕРС». Используя локатор, можно заранее видеть все подходящие АЗС на пути следования и наличие на них нужного типа горючего, чтобы своевременно перестроить маршрут. Помимо этого, приложение показывает сервисы шиномонтажа, мойки и другие объекты придорожной инфраструктуры.