Многие из нас часто задают себе вопрос: «Как распределить время так, чтобы все успеть?». Ритм жизни современного человека очень активный. Мы стараемся качественно выполнить свою работу и при этом оставаться жизнерадостными, энергичными и полными сил. Поэтому умение правильно распределять время в течение дня – очень нужный и полезный навык, который стоит освоить каждому.
О системе «Time management» как инструменте повышения личной активности, а также рациональном планировании рабочего дня нам рассказал один из экспертов в этой области, кандидат экономических наук Дмитрий Мамонтов.
– Дмитрий Анатольевич, что такое «Time management» и в чем его особенности?
– В переводе с английского «Time management» обозначает «управление временем». В буквальном смысле управлять им конечно невозможно, так как оно существует и протекает вне зависимости от нашего сознания. Но можно управлять собственной жизнью, наполняя ее смыслом, делая более успешной, эффективной, полезной, реализовывать свои планы, не бояться ставить цели и постепенно их достигать. Целеустремленный человек определяет видение собственного бытия через 1, 5, 10 лет, а кто-то может распланировать его и на целую жизнь вперед. Что же должно произойти за эти временные промежутки, чтобы вы почувствовали удовлетворение от пройденного пути и выполненных дел? Вопрос непростой. Бороться с собой бесполезно, себя нельзя переломить, так как с детства в каждом из нас встроена модель нашего поведения. Плюс существенный отпечаток накладывает работа.
Перед тем как приступить к планированию, можно сделать следующее упражнение. Возьмите чистый лист бумаги и пропишите ваши ценности – семья, отношения, здоровье, финансы, карьера, личностный рост, духовность и отдых. Затем составьте два списка: на что вы в течение месяца тратите свое личное время и деньги. И если в результате они будут сильно отличаться, то есть то, что вы называете ценностью и то, на что вы на самом деле тратите свое драгоценное время и деньги, значит нужно прекратить себя обманывать. Посмотрите внимательно на каждую из этих категорий и напишите, что же в реальности для вас действительно является ценностью.
– Как правильно распланировать свой распорядок дня?
– Перед тем как начать процесс планирования, нужно провести подготовительную работу. Старайтесь записывать все дела, которые вы делаете в течение дня с учетом времени. Ведем свой хронометраж для того, чтобы четко определить и выявить тенденцию не эффективной его растраты. Мы очень часто заблуждаемся и думаем, что тратим время одним способом, а на самом деле оно уходит совершенно на другие цели. Поэтому необходимо проанализировать список повседневных дел по различным категориям и понять, в каких из них вы живете, расходуя его бессмысленно. Это могут быть разговоры, игры, телевизор, телефон, интернет и т.д. Также фиксируем для себя время сна и пробуждения для того, чтобы в дальнейшем понять, как это может влиять на вашу ежедневную трудоспособность.
Кроме того, в течение всего рабочего дня у каждого есть несколько всплесков активности и необходимо четко понимать, когда именно они происходят. Для этого разбиваем день на три полезных блока, между которыми обязательно есть перерывы. До первого блока идут ритуалы, с которых вы начинаете свой день. Просыпаемся в строго определенное время, делаем зарядку или бегаем. А последний час – это церемонии отхода ко сну. Сначала встраиваем свободные дни и часы так, чтобы была возможность отдохнуть. В это время помимо отдыха и текущих домашних дел вы должны выделять минуты для анализа ваших ценностей. Небольшая часть времени используется на решение стратегических задач. Все остальное посвящается текущим делам – коммуникациям с людьми, планеркам, совещаниям, работе, обучению и др. Ежедневно в письменном виде подводим итог дня – что было сделано и какие проекты удалось реализовать. Также составляем список не выполненных работ и обещаний как себе, так и другим людям. Как раз эти имеющиеся «недоделки» тормозят наше умение двигаться вперед и съедают энергию. После чего пробегаем по списку не удавшихся дел и ранжируем их по трем ключевым категориям: «трудозатратные» – срок выполнения более одного дня, «средней трудозатратности» – 4-8 часов и «легкие» – те, которые можно сделать за час. Составили итоговый список для выполнения, хорошо его обдумали и далее приступили к работе. В это время не нужно думать, а просто реализуем свой план.
– Как можно эффективно восстановить энергию?
– Многозадачность снижает эффективность работы мозга, когда мы занимаемся несколькими делами одновременно. При переключении в течение дня между задачами съедается много времени и внутренней энергии. Это не очень рационально и эффективно. Для человека важен продуктивный сон, который должен быть системным – в одно и то же время. Причем каждый из нас может определить его оптимальную продолжительность. Хорошо восстанавливает энергию дневной сон, к примеру, в обеденный перерыв в машине. Выйдите на улицу, сделайте несколько простых упражнений и полностью забудьте о проблемах на работе. Составьте свой собственный график суточных биоритмов. Попробуйте один день вечером в середине недели полностью отключиться от работы и сделать замедление – выключить телефон, не смотреть телевизор, не работать на компьютере, не сидеть в Интернете. Погуляйте по городу, понаблюдайте за людьми и сконцентрируйтесь на мелочах во время своих наблюдений.
Кроме того, хотя бы раз в месяц на выходные нужно уезжать в новое место. Так сказать «сменить обстановку». Не обязательно далеко, можно в соседний город или на природу. Как правило, именно в такие дни могут приходить стратегические мысли. Они крутятся в голове, но за счет высокого ритма жизни мы не можем дать им выйти, так как не успеваем на них сконцентрироваться. От такого «замедления» надо получать только положительные эмоции.
– Что бы вы посоветовали нашим читателям?
– Есть четыре ключевые привычки, которые нужно в себе тренировать. Первая – делать то, что сказали, вторая – финалить то, что начали делать, третья – делать все вовремя и четвертая – быть благодарным за то, что имеете. Если вам что-то непонятно как делать или некомфортно от чего-то, значит надо брать и менять свою жизнь. Не бойтесь брать на себя ответственность, какой бы сложной она не была. Постоянно «прокачивайте» сильные стороны своей личности и внедряйте привычки успешных людей!
Беседу вела Ирина Гусева
